Kennen Sie das Kaizen-Konzept? Es stammt aus Japan und bedeutet Veränderung, Wandel (Kai) zum Besseren (Zen). Seit etwa 25 Jahren zieht diese Philosophie in die deutschen Firmen ein, trägt zum Wandel von Produktionsabteilungen und Dienstleistungsunternehmen, Verwaltungen und dem Management bei.
Egal, ob Sie einem Institut mit mehreren Mitarbeitern vorstehen oder ihr Geschäft als „Einzelkämpferin“ führen, die Kaizen-Methode kann auch Sie inspirieren. Eines der Kaizen-Werkzeuge ist zum Beispiel das 5S-Prinzip.
Das 5S-Prinzip – Einfach und wirksam
Wenn Sie diese fünf Schritte gehen – im Deutschen auch als 5A-Methode bekannt – gelangen Sie zu einer sinnvollen, praktikablen Ordnung. So sparen Sie täglich das wiederholte Suchen nach Utensilien und gestalten den Arbeitsablauf flüssiger.
1. Seiri – Aussortieren
Alles, was an diesem Arbeitsplatz überflüssig ist, wird aussortiert und archiviert, umverteilt oder entsorgt.
Tipp: Beachten Sie dabei die Aufbewahrungsfristen von Schriftstücken und Kontounterlagen und geben Sie nicht benötigte Gegenstände, die in gutem Zustand sind, einfach an andere Personen weiter.
2. Seiton – Aufräumen
Nun befindet sich am Arbeitsplatz nur noch das, was wirklich gebraucht wird. Jeder Gegenstand, jedes Material erhält seinen eigenen Platz.
Tipp: Wenn Sie Schubfächer mit einer Unterteilung versehen, bleiben auch Kleinteile an ihrem Platz.
3. Seiso – Arbeitsplatz sauber halten
Täglich wird der Arbeitsplatz aufgeräumt und gesäubert, das dauert nur wenige Minuten. Was repariert oder ersetzt werden muss, wird aussortiert. Da dieser Arbeitsgang täglich ausgeführt wird, sammeln sich keine defekten, untauglichen oder überflüssigen Gegenstände an.
Tipp: Fertigen Sie sich eine kleine Checkliste für die Ordnung am Arbeitsplatz an. Diese dient Ihnen in der ersten Zeit der neuen Routine als Gedächtnisstütze.
4. Seitetsu – Anordnung standardisieren
Beschriftungen und Kennzeichnungen werden einheitlich vorgenommen. Sie sind innerhalb des einzelnen Arbeitsplatzes, aber auch zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen gleich. So findet man sich schneller zurecht.
Tipp: Beschriften Sie außer Ordnern und Mappen auch Lichtschalter, Kabel und Regalfächer. So findet sich auch eine neue Kollegin schnell zurecht.
5. Shitsuke – Alles einhalten und ständig verbessern
Um die Regeln 1 bis 4 einzuhalten, ist Selbstdisziplin erforderlich. Nur so kann das Prinzip funktionieren.
Tipp: Ständige Verbesserung bedeutet die Offenheit für Entwicklung. Dahinter steckt die Vorstellung, dass es keine absolute Perfektion gibt. Eine positive Folge davon ist der Umgang mit Fehlern. Diese werden als Hinweis auf eine Möglichkeit zur Verbesserung gesehen, anstatt als Defizit.
Individuelle Lösungen
Kaizen ist kein starres Prinzip, das eine formale Umsetzung fordert. Die Methode lebt vielmehr davon, dass ihre Werkzeuge individuell angepasst und abgewandelt werden.
Gern stellen wir Ihnen in loser Folge weitere Inspirationen aus dem Kaizen-Baukasten vor.
Wir wünschen Ihnen eine aufgeräumte Zeit.
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